作為我們第六屆世界頂尖科學(xué)家論壇的項(xiàng)目經(jīng)理，我很榮幸今天與大家分享一下我們?cè)诂F(xiàn)場(chǎng)所做的事情。希望這些分享能給在座的主辦方和承辦方帶來(lái)一些啟示或解決方案。

我要分享的內(nèi)容可以大致分為四個(gè)部分。第一個(gè)是項(xiàng)目簡(jiǎn)介，接著是關(guān)于證件的數(shù)據(jù)和制作，包括證件的發(fā)放管理以及門(mén)禁管理。

首先，讓我簡(jiǎn)要介紹一下這個(gè)項(xiàng)目。第六屆世界頂尖科學(xué)家論壇在國(guó)內(nèi)具有非常高的地位。

論壇的主題是科學(xué)引領(lǐng)變革，重塑世界韌性。我們?cè)诂F(xiàn)場(chǎng)舉辦了大約80余次水平一流的會(huì)議和活動(dòng)，包括開(kāi)幕式。我們吸引了近1萬(wàn)人次的到場(chǎng)參與，并且實(shí)現(xiàn)了將近10億次的全球傳播量。這是我們的大會(huì)的簡(jiǎn)要介紹。

除此之外，我們?cè)诖髸?huì)中主要分為兩個(gè)部分，即線上部分和線下部分。

首先是線上部分，我們建立了大會(huì)官網(wǎng)，包括PC端和移動(dòng)端。我們還制作了現(xiàn)場(chǎng)報(bào)名系統(tǒng)、直播管理平臺(tái)和數(shù)據(jù)大屏。這就是我們的線上部分。

今天我將重點(diǎn)講解的是線下部分。在線下部分，我們做了四個(gè)主要方面的工作。

首先是大會(huì)證件的制作，其次是簽到接待管理。然后是門(mén)禁入場(chǎng)管理，最后是現(xiàn)場(chǎng)約有400名志愿者的管理。

大家可以先簡(jiǎn)單看一下我們的大會(huì)官網(wǎng)。由于我們的大會(huì)面向全世界，所以我們的官網(wǎng)風(fēng)格比較簡(jiǎn)約，偏向歐美風(fēng)格，主要以藍(lán)白色調(diào)設(shè)計(jì)。我們的主頁(yè)上有相關(guān)的圖標(biāo)和信息，大家可以簡(jiǎn)單了解一下。

這是我們實(shí)時(shí)通過(guò)注冊(cè)系統(tǒng)獲得的大會(huì)的PV、UV數(shù)據(jù)，可以看到報(bào)名人數(shù)以及邀請(qǐng)嘉賓等信息。這是我們的后臺(tái)管理。

對(duì)了，在上半場(chǎng)，吳總也簡(jiǎn)單介紹了我們的大會(huì)邀請(qǐng)函。我們可以通過(guò)紙質(zhì)或電子邀請(qǐng)函向特定嘉賓發(fā)送邀請(qǐng)，并確定他們參加哪些會(huì)議、不參加哪些會(huì)議。這是我們的日程管理。

我要重點(diǎn)講解的是以下五點(diǎn)，我相信這也是現(xiàn)場(chǎng)很多主辦方可能會(huì)遇到的問(wèn)題。

首先是現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)截止時(shí)間無(wú)法及時(shí)確定的問(wèn)題。然后是我們需要在現(xiàn)場(chǎng)制作胸卡，比如PVC胸卡上需要印有照片。這個(gè)制作周期可能需要3至5天，時(shí)間較長(zhǎng)。

在考慮制作周期和發(fā)放時(shí)間的情況下，我們?nèi)绾胃玫靥幚恚苊獬霈F(xiàn)參會(huì)人員到場(chǎng)而證件還未到達(dá)的尷尬情況。

其次，我們可能需要提前領(lǐng)取近170批次的證件，然后如何管理已經(jīng)發(fā)放出去的證件，以確保它們已經(jīng)到達(dá)參會(huì)人手中。

然后第三個(gè)問(wèn)題是，現(xiàn)在大家可能都知道我們治安要求很嚴(yán)格，很多重要會(huì)議可能有高規(guī)格的領(lǐng)導(dǎo)參加，所以必須確保人證合一，也就是說(shuō)我們所有的證件上必須印上參會(huì)人的頭像。但是后期我們都知道照片的印刷成本非常高，而且審核工作量也非常大。

就像李總剛才在講儒商的時(shí)候，甚至有人上傳了一些離譜的照片，審核公章也很麻煩。所以我們如何在滿足公安要求的前提下減輕這兩個(gè)問(wèn)題，避免給我們辦活動(dòng)帶來(lái)困擾。

另外，我們現(xiàn)場(chǎng)有80多場(chǎng)分論壇和幾個(gè)千人的會(huì)議。我們?nèi)绾?span id="8bqc5jm" class="js_darkmode__35" style="font-size: 14px; margin: 0px; padding: 0px; outline: 0px; max-width: 100%; box-sizing: border-box; color: rgb(20, 56, 213); overflow-wrap: break-word !important;">確保參會(huì)的人能進(jìn)入會(huì)場(chǎng)并找到座位，并實(shí)時(shí)監(jiān)控場(chǎng)地是否坐滿。如果有一些場(chǎng)次沒(méi)有滿員，我們可以讓對(duì)該主題感興趣的人或沒(méi)有參加的人去聽(tīng)這個(gè)會(huì)議。

最后一個(gè)問(wèn)題是關(guān)于用餐。因?yàn)楝F(xiàn)場(chǎng)就餐的人數(shù)可能達(dá)到峰值3000人，我們有3個(gè)就餐處和3個(gè)就餐時(shí)間。我們如何確保大家能夠合理分散就餐，充分利用餐盒。

首先，我要講的是我們現(xiàn)場(chǎng)的數(shù)據(jù)管理。我們的數(shù)據(jù)大致可以分成4大類。

第一是觀眾數(shù)據(jù)，參會(huì)者通過(guò)線上報(bào)名平臺(tái)報(bào)名后，進(jìn)入待審核數(shù)據(jù)庫(kù)，由主辦方進(jìn)行審核。審核通過(guò)后進(jìn)入公安政審環(huán)節(jié)，如果不通過(guò)將被作廢處理。

第二是，VIP和特邀嘉賓的數(shù)據(jù)，可以直接從接待員處獲得的，直接進(jìn)入公安政審系統(tǒng)。

特邀嘉賓的數(shù)據(jù)則通過(guò)郵寄紙質(zhì)邀請(qǐng)函或分享電子邀請(qǐng)函邀請(qǐng)嘉賓進(jìn)行個(gè)人報(bào)名。比如某個(gè)接待員只能邀請(qǐng)兩個(gè)人或一個(gè)人，通過(guò)這種方式限制報(bào)名數(shù)量。

還有工作人員的數(shù)據(jù)，因?yàn)楝F(xiàn)場(chǎng)工作人員龐大，約1200人。我們通過(guò)吳總剛剛提到的工作人員報(bào)名數(shù)據(jù)進(jìn)行模塊化審核，包括負(fù)責(zé)搭建數(shù)據(jù)庫(kù)的人員和大屏幕等。

最后所有數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)公安政審后，進(jìn)入待質(zhì)證的數(shù)據(jù)階段。這是我們第六屆頂級(jí)科學(xué)論壇的數(shù)據(jù)管理方式。

關(guān)于證件管理，我們現(xiàn)場(chǎng)使用兩種證件，一種是PVC證件，另一種是低碳復(fù)合紙。PVC證件規(guī)格較高，印制效果好，所以我們給VIP和重要嘉賓使用PVC證件。

然后缺點(diǎn)的話就是因?yàn)槲覀冞@個(gè)會(huì)有一個(gè)特殊性，它可以在會(huì)前大概半個(gè)月拿到一些國(guó)外的諾貝爾獲獎(jiǎng)?wù)呋蛘咭恍┰菏康臄?shù)據(jù)，所以我們采用的是重要嘉賓使用證件。

而對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)的嘉賓和媒體工作人員，我們采用的是低碳復(fù)合紙，這種紙不需要卡套，只需要像平時(shí)見(jiàn)到的銅版紙掛一個(gè)胸卡就可以了。

這張紙不容易撕爛，符合綠色辦會(huì)綠色辦展的理念。但是它可能在質(zhì)感上欠佳，特別是對(duì)于高端會(huì)議來(lái)說(shuō)。

對(duì)，接下來(lái)我講一下現(xiàn)場(chǎng)VIP證件的制作方式。大致可以分為三類。

在會(huì)期前三天，我們不再制作或發(fā)放，我們只收集VIP的數(shù)據(jù)。因?yàn)槲伊私獾?，很多?guó)內(nèi)工廠對(duì)于制作時(shí)間有一個(gè)紅線，就是三天。

第一種方式是我們?cè)诋?dāng)天下午5點(diǎn)統(tǒng)計(jì)所有VIP的數(shù)據(jù)，并發(fā)送給工廠進(jìn)行制作。制作完成后，我們會(huì)通知接待員領(lǐng)取證件。

第二種方式是針對(duì)那些對(duì)胸卡不太看重的嘉賓，我們會(huì)使用貼紙打印在胸卡上。

第三種方式是對(duì)于一些特殊情況，比如臨時(shí)通知某個(gè)書(shū)記要來(lái)參加會(huì)議，我們會(huì)準(zhǔn)備PVC制證機(jī)來(lái)解決緊急需求。但是這種方式的效率相對(duì)較低，適用于少量制作。如果需要大批量制作PVC證件，我建議大家參考其他方法。

至于媒體和工作人員的證件，我們有一個(gè)亮點(diǎn)，就是將門(mén)禁前移。正常情況下，很多會(huì)議先簽到再進(jìn)行門(mén)禁。但是我們這次大會(huì)將門(mén)禁移到了簽到處之前，為什么這樣做呢？

稍后我會(huì)講一下媒體的流程，他們首先通過(guò)門(mén)禁處的人臉識(shí)別校驗(yàn)，然后打開(kāi)自己的小程序上的二維碼，在嘉賓簽到區(qū)完成證件的打印。使用的證件仍然是之前提到的低碳復(fù)合紙，單人制作時(shí)間大約為3~5秒鐘，效率非常高。

而對(duì)于工作人員，我們根據(jù)不同單位進(jìn)行分類制作證件，并進(jìn)行簡(jiǎn)單的打包?？赡艽虬姆绞奖容^簡(jiǎn)陋，但這也是一個(gè)很好的方法。然后我們根據(jù)單位通知領(lǐng)取人員來(lái)領(lǐng)取證件。

以上就是我們的證件制作過(guò)程，接下來(lái)我將講述現(xiàn)場(chǎng)證件的發(fā)放方式。

首先，讓我來(lái)介紹一下VIP的流程。VIP指的是那些提前將證件放置在酒店的部分參會(huì)人員。當(dāng)他們到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，他們需要通過(guò)閘機(jī)進(jìn)行人臉身份校驗(yàn)，然后前往一個(gè)名為VIP簽到臺(tái)的地方。每個(gè)VIP都會(huì)有一個(gè)專門(mén)的對(duì)接人員領(lǐng)取他們的證件，并憑借這些證件入場(chǎng)。

媒體和特邀嘉賓與VIP的流程類似。在活動(dòng)開(kāi)始之前，他們不會(huì)提前領(lǐng)取證件。相反，他們會(huì)通過(guò)人臉識(shí)別到達(dá)相應(yīng)的簽到臺(tái)，并展示他們的二維碼以辦理參會(huì)證件。

至于工作人員，他們的身份在會(huì)議開(kāi)始前一兩天就已經(jīng)確定下來(lái)了。我們會(huì)對(duì)每個(gè)職位和崗位的工作人員進(jìn)行分類并提前領(lǐng)取相應(yīng)的證件。

然而，由于證件提前發(fā)放可能導(dǎo)致一些參會(huì)人無(wú)法及時(shí)拿到證件或者產(chǎn)生重復(fù)制作的問(wèn)題，我們采用了一套系統(tǒng)來(lái)追溯證件的領(lǐng)取情況。

當(dāng)代理人領(lǐng)取證件時(shí)，他們需要填寫(xiě)手機(jī)號(hào)和相關(guān)信息。我們的后臺(tái)系統(tǒng)會(huì)提醒證件的狀態(tài)，包括領(lǐng)取人和當(dāng)前狀態(tài)。

如果我們發(fā)現(xiàn)某個(gè)嘉賓的證件丟失，我們可以通過(guò)這些信息追溯到誰(shuí)拿走了證件，以避免一人持有多張證件的情況。

接下來(lái)是關(guān)于補(bǔ)卡流程的說(shuō)明。您可以簡(jiǎn)要了解一下。

因此，我們采用了人臉識(shí)別的方式。所有參會(huì)人員，包括工作人員和打掃衛(wèi)生人員，都需要進(jìn)行人臉?shù)浫?。?duì)于這么多人是否很麻煩？

實(shí)際上非常簡(jiǎn)單，我們只需給他們一個(gè)二維碼進(jìn)行掃描，就可以將他們的人臉?shù)浫胂到y(tǒng)中。

一旦他們進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，這將給主辦方帶來(lái)很大的好處，因?yàn)槲覀兯械陌脖Ａα慷伎梢约性谌肟谔帯?/span>

以前，我們的安保力量可能都集中在簽到臺(tái)，如果發(fā)生問(wèn)題，簽到臺(tái)會(huì)變得混亂，我們需要解決這個(gè)問(wèn)題?，F(xiàn)在，所有潛在的混亂因素都可以在大門(mén)口得到解決。

然后，參會(huì)人來(lái)到之后，我們會(huì)先進(jìn)行人臉識(shí)別。如果參會(huì)人是正常的，閘機(jī)就會(huì)打開(kāi)門(mén)，他就可以進(jìn)入主會(huì)場(chǎng)。

主會(huì)場(chǎng)的第一個(gè)設(shè)施是簽到臺(tái)。如果人臉識(shí)別不通過(guò)，閘機(jī)會(huì)閃紅燈報(bào)警。我們有兩種方式處理這種情況。第一種是把未通過(guò)的參會(huì)人帶到旁邊的咨詢處，了解具體情況?？赡苡袃煞N情況，一種是沒(méi)有相關(guān)信息，另一種可能是錄入的人臉不符合要求。

所以我們會(huì)進(jìn)行判斷。如果是沒(méi)有相關(guān)信息，就會(huì)勸離現(xiàn)場(chǎng)。如果是人臉可能變形較大，我們會(huì)重新錄入人臉信息。

通過(guò)這樣的流程，我們滿足了現(xiàn)行公安要求的人證合一，確保進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的都是正式參會(huì)人員，避免了在證件上印刷照片的繁瑣工作。

接下來(lái)，現(xiàn)場(chǎng)有一個(gè)開(kāi)幕式和80個(gè)分論壇。對(duì)于開(kāi)幕式，我們采用移動(dòng)PDA設(shè)備進(jìn)行審核和校驗(yàn)，因?yàn)閬?lái)賓等級(jí)較高，需要控制進(jìn)出。只有經(jīng)過(guò)PDA審核的人才能進(jìn)入，不符合條件的人不能進(jìn)入。

這些數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)傳輸?shù)轿覀冎鬓k方的后臺(tái)系統(tǒng)。通過(guò)數(shù)據(jù)大屏，我們可以看到開(kāi)幕式有多少人進(jìn)入，是否過(guò)于空曠。如果出現(xiàn)空曠情況，我們可以考慮其他應(yīng)對(duì)措施。

對(duì)于用餐和分論壇的入場(chǎng)情況，我們也采用了相同的方式。大家可以通過(guò)數(shù)據(jù)大屏實(shí)時(shí)查看每個(gè)分論壇的入場(chǎng)人數(shù)和可容納人數(shù)。

例如，如果某個(gè)場(chǎng)次的人數(shù)較少，我們可以利用31會(huì)議助手篩選出還未入場(chǎng)的人員，并發(fā)送短信邀請(qǐng)他們參加，避免因?yàn)樾畔⑼讲患皶r(shí)而導(dǎo)致參會(huì)人不知道去哪個(gè)會(huì)場(chǎng)或誤以為所有會(huì)場(chǎng)都已滿員的問(wèn)題。